Istnieją propozycje nad którymi nie ma co się przesadnie zastanawiać. Poza strategiami i exelami jest coś jeszcze – intuicja. Warmia? Mazury? Katowice? Medycyna? Ten splot brzmi kosmicznie, ale ja zawsze wychodziłem z założenia, że gdy inni wędrują pomiędzy stratocumulusami – chcę wyżej, bardziej – i może być w kosmos.
Tak też było w przypadku tytułowej konferencji. Omówienie podstawowych punktów zawierało się w zdaniu – bierzemy temat na warsztat i gospodarujemy go kompleksowo. Od tej pory zaczęliśmy pracować w szerszym niż zazwyczaj i międzyregionalnym gronie. Na pierwszym etapie naszych działań zrozumiałem, że kluczowa przy tej inicjatywie będzie współpraca pomiędzy działem marketingowym i zespołem redakcyjnym. To właśnie pomiędzy tymi obszarami istniały powierzchnie wypełnione detalami.
Zaczęliśmy od kwestii technicznych. Wykorzystaliśmy potencjał naszego portalu poprzez stworzenie specjalnej zakładki, w której publikowaliśmy (i wciąż publikujemy!) tematy poświęcone konferencji. Znalazły się w niej zapowiedzi, prezentacje partnerów wydarzenia, felietony, komentarze ekspertów oraz rozmowy z bohaterami tytułowego przedsięwzięcia. Praktycznie w tym samym czasie szlifowaliśmy wiosenne wydanie wersji papierowej magazynu „warto!”. Choć czasu było niewiele – postawiliśmy wszystko na jedną kartę i zaprojektowaliśmy specjalny dział, w którym opublikowaliśmy najważniejsze informacje związane z konferencją. Pomysł okazał się znakomity, bo goście zgromadzeni na wydarzeniu nie tylko oddawali się lekturze szerszych publikacji, ale także – mieli pod ręką swoiste kompendium wiedzy, które niosło odpowiedzi na pytania praktyczne: Co? Kto? Kiedy? Jak?
Kolejnym krokiem w realizacji naszych działań medialnych była współpraca z ekipą od dźwięku i obrazu. Mieliśmy wspólny cel – zebrać jak najwięcej unikalnych materiałów i uwiecznić najbardziej kluczowe momenty wydarzenia. Zebraliśmy znaczną większość opinii prelegentów oraz wystawców. O efektach przekonacie się niebawem, bo prace związane z montażem oraz kanałem poświęconym tej treści wciąż trwają. Podczas konferencji zadbaliśmy również o zdjęcia, które znajdziecie w fotorelacji. W trakcie wydarzenia obsługiwaliśmy także nasze kanały społecznościowe – chcieliśmy, aby nasi czytelnicy, ale też goście konferencji byli na bieżąco z tym co aktualnie dzieje się na auli oraz w centrum wystawienniczym.
Po raz pierwszy obsługiwaliśmy tak duży event, więc czasami pojawiał się chaos. Dla mnie jednak są to cenne momenty, bo przekonałem się na żywej tkance, że potrafimy zachować zimną krew i dzięki wzajemnemu wsparciu – wyjść na prostą. To nowe doświadczenie oraz nasze profesjonalne podejście z pewnością wykorzystamy podczas kolejnych wydarzeń. Ku mojej radości – szykuje się ich sporo, a to świadczy o tym, że nasze działania są doceniane.
Mateusz Marciniak
