Znaczna większość polskich firm jest zwolniona z obowiązku przygotowania planu urlopowego. Taka elastyczność ma swoje zalety, ale niesie również kilka poważnych ryzyk. Praktycznie każdy z przedsiębiorców lub liderów danego zespołu przynajmniej raz w swojej karierze zawodowej borykał się z problemami w okresie wakacyjnym. W takich sytuacjach trudno znaleźć złoty środek – często trzeba wybierać pomiędzy satysfakcją zespołu, a płynnością budżetową w niełatwym przecież – sezonie ogórkowym. Osoby zatrudnione mają swoje plany wakacyjne, których aranżacja również nie należy do najłatwiejszych przedsięwzięć. Kompromis? A może jego całkowity brak…? Czy istnieje jedna – sprawdzona recepta na ograniczenie ryzyka podczas planowania urlopów w firmie?
W kwestii profesjonalnego przygotowania planu urlopowego można się odwołać do przepisów zawartych w Kodeksie Pracy. Precyzyjne zapisy określają liczby związane z ilością urlopowych dni w kontekście stażu. W teorii wydaje się to proste – wystarczy zadbać o to, aby wolne dni poszczególnych osób nie nakładały się na siebie. Jednak w praktyce bywa to niemożliwe – zwłaszcza w przypadku niewielkich firm, w których mamy do czynienia z niezbyt licznymi zespołami. Większość osób odpowiedzialnych za kreowanie tytułowego planu korzysta z kaskadowego schematu. Jak wygląda w praktyce tego rodzaju strategia? W skrócie – chodzi o to, aby w perspektywie kilku lat unikać sytuacji w których jedna z zatrudnionych osób przedłuża sobie np. weekend majowy dodatkowym urlopem wypoczynkowym. Choć to dla wielu wygodne – w dłuższej perspektywie okazuje się niesprawiedliwe względem pozostałych osób.
Na wyższych stanowiskach system kaskadowy bywa jeszcze większym wyzwaniem. Dotyczy to najczęściej stanowisk kierowniczych, bowiem na szczeblach związanych z zarządzaniem, istotne jest, aby mieć czas do przekazania obowiązków oraz wdrożenia tymczasowego zastępcy w aktualne projekty.
Na wyższych stanowiskach system kaskadowy bywa jeszcze większym wyzwaniem. Dotyczy to najczęściej stanowisk kierowniczych, bowiem na szczeblach związanych z zarządzaniem, istotne jest, aby mieć czas do przekazania obowiązków oraz wdrożenia tymczasowego zastępcy w aktualne projekty. Powrót z wakacji również wymaga określonego czasu wdrożenia do zadań. Czasu i energii, bo w tego typu sztafetach niezbędna jest poprawna komunikacja. Taktyka opiewająca w kalendarzową kartkę i kilka kolorowych markerów okazuje się dziś niewystarczająca. Matematycznie podejście z pewnością nie wzmocni motywacji pracowników. Ich zadowolenie przekłada się na obniżenie rotacji personelu – i co za tym idzie – kosztów. Satysfakcja zespołu pozwala także osiągać skuteczniejsze rezultaty. Sam okres wypoczynkowy powinien być czasem służącym regeneracji. Niestety – w praktyce bywa on często swego rodzaju przymusem, uzupełnieniem wyrwy lub wyborem mniejszego zła.
Aż 3 na 4 osoby chcą wykorzystać swój urlop w okresie wakacyjnym – od lipca do sierpnia. I nic dziwnego, bowiem jest to czas, w którym często wyjeżdżamy na urlop z całymi rodzinami. Owa statystyka pokazuje jednak, że nagromadzenie wniosków urlopowych na czas letni może przyprawić osoby decyzyjne o spory zawrót głowy. W efekcie – powierzchowne kreowanie planu urlopowego może narazić zatrudnionych na niedogodny dla nich termin, a w skrajnych przypadkach – prośbę o przerwanie wypoczynku i powrót na łono firmy. Takie sytuacje nie są zjawiskami marginalnymi. Może do nich dochodzić również na skutek negatywnej komunikacji z zastępcą. Z badań statystycznych wynika, że telefony wykonywane do osób przebywających na wakacjach stanowią bardzo częste przypadki. Czy w takich okolicznościach można się odpowiednio zregenerować? To praktycznie niemożliwe, o czym doskonale wie aż 80% osób, które twierdzą, że pozytywny wypoczynek wpływa na ich poziom zadowolenia z pracy. Jak zapobiec tego typu zdarzeniom? Bez efektywnego i szczegółowego planu urlopowego się nie obejdzie.
Liczby:
- 75% – tyle osób wykorzysta swój urlop w okresie lipca lub sierpnia. Na wrześniowy wypoczynek wybierze się zaledwie 14% zatrudnionych
- 8% – to grono osób, które stawia na krótkie i częstsze urlopy, trwające zazwyczaj po kilka dni
- 51% – czyli nieco ponad połowa osób, które wzięły udział w badaniach spędzi na najbliższym urlopie minimum 14 dni
- 81% – dla tylu osób pozytywny urlop ma kluczowe znaczenie w kontekście utrzymania zadowolenia z pracy
- 18% – tyle osób nie ma wyboru w kwestii określania dogodnych dla siebie terminów urlopowych. W takich sytuacjach to pracodawca wybiera ostateczny termin
- 61% – tyle osób stwierdziło w sondażu, że pracodawcy dają im pełną swobodę w w wyborze terminu urlopu wakacyjnego
- 82% – to liczba osób, które starają się przekazać wszystkie istotne informacje swoim współpracownikom przed rozpoczęciem urlopu
- 20% – tylu respondentów stwierdziło, że przynajmniej raz w swojej karierze zawodowej musiało przerwać swój urlop przedterminowo na prośbę pracodawcy
- 49% – w przypadku połowy zatrudnionych doszło do sytuacji w której nastąpił przypadek kontaktu na linii – pracodawca – pracownik podczas trwania urlopu
- 39% – jest to liczba osób, które nie mogą liczyć na jakiekolwiek bonusy związane z okresem urlopowym
Plan urlopowy krok po kroku
Jak stworzyć dobry plan urlopowy? Proces jego tworzenia warto zacząć najpóźniej z końcem roku poprzedzającego rok zawarty w urlopowym grafiku. Mówiąc wprost – jeśli chcesz mieć pewność, że plan urlopowy na 2024 rok będzie efektywny – zacznij go tworzyć już tej jesieni. Pierwszym krokiem są wstępne konsultacje z osobami zatrudnionymi na kluczowych stanowiskach. Większość osób planuje swój wypoczynek kilka miesięcy przed jego nastąpieniem, a więc o tej porze roku powinniśmy już zebrać sporo informacji przydatnych w późniejszych etapach kreowania planu.
W pierwszym etapie przygotowań warto wyodrębnić i określić sztywnymi ramami sezon wysoki w kontekście branży i rodzaju usług, które świadczy przedsiębiorstwo. To szczególnie istotne w skali północnej części kraju, bowiem na Pomorzu, Warmii i Mazurach sezon wysoki w przypadku małych i średnich firm przypada na okres wakacyjny – to z uwagi na potencjał turystyczny spowodowany między innymi położeniem geograficznym. Wykreowanie efektywnego planu urlopowego jest w tych okolicznościach dodatkowym wyzwaniem, dlatego tak ważne jest szczegółowe podejście do tego zagadnienia. W takiej sytuacji nieocenione mogą być narzędzia do planowania. Coraz większa liczba firm stawia na zastosowanie oprogramowania do tworzenia grafików urlopowych. Narzędzia umożliwiają usprawnienie procesu planowania poprzez łatwe śledzenie zmian oraz zarządzanie. Wiele oprogramowań pozwala także na automatyzację procesów, takich jak zatwierdzanie urlopów, przypomnienia o nadchodzących urlopach czy generowanie raportów.
Ostatnią kwestią, na którą warto zwrócić uwagę jest zadbanie o regenerację pracownika, a co za tym idzie – jego satysfakcję. Statystyki dowodzą, że wielu pracodawców potrafi dzwonić do zatrudnionych w trakcie trwania ich urlopu. To zaburza regenerację pracowników oraz prowadzi do ich frustracji. Coraz większa liczba zachodnich firm wychodzi temu naprzeciw poprzez wdrażanie polityki wynagradzania zespołu. Pracownicy wybierający się na urlop wypoczynkowy otrzymują od firm symboliczne vouchery na skorzystanie z atrakcji turystycznych, a nawet bonusy finansowe do wykorzystania podczas wakacji. Oczywiście mogą sobie na to pozwolić przedsiębiorstwa dysponujące odpowiednim budżetem, natomiast jego wykreowanie w długofalowej perspektywie może przynieść mnóstwo korzyści.
Opinie ekspertek:
Jak konsultować z pracownikiem plany urlopowe? Pierwszym elementem jest samodzielna analiza i aktualizacja planów urlopowych, bardzo często tworzonych na początku roku. Często okazuje się, że plan nie jest spójny z realnymi terminami. Warto zatem przedstawić zespołowi harmonogram, a następnie go omówić. Zadbaj również o dobrą atmosferę, która będzie wstępem w czasie przedurlopowym. Zaciekaw się kierunkiem wakacyjnych wojaży członków Twojego teamu.. Wskaż jasne zasady dotyczące przekazywania zadań zastępcom oraz określ priorytety poszczególnych obowiązków. Koniecznie przypomnij o dofinansowaniach do wczasów i nie zapominaj, że czas wypoczynku to moment ładowania baterii Twoich pracowników. Właśnie dlatego warto stworzyć bezpieczne środowisko, w którym pracownik będzie mógł wypocząć efektywnie i wrócić do pracy z nową energią.
Agnieszka Grabarz – HR Manager w Europejskim Centrum Solidarności, Manager z 15-letnim doświadczeniem HR-owym w firmach takich jak Polpharma i Vetrex.
Współpracuję z zarządami wielu firm i w każdej z nich benefity dobieramy pod innym kątem. Częstym rozwiązaniem są dodatkowe dni płatnego urlopu np. dodatkowe dni wolne przy świętach dające długi weekend, skrócenie czasu pracy w piątki, urlop w urodziny, urlop menstruacyjny, dodatkowe dni na wolontariat, urlop za aktywność ponadnormatywną, czy urlop przy wypaleniu zawodowym. Pracodawcy wspierają swoich pracowników również w formie finansowej w postaci standardowych wczasów pod gruszą z ZFŚS, jak również dofinansowania noclegów (tylko 20% kosztów ponosi pracownik). W branży hotelarskiej pracownicy mogą korzystać ze znacznych zniżek w kosztach noclegów w hotelach należącej do danej grupy, a w firmie motoryzacyjnej pracownik może wypożyczyć samochód na urlop i ponieść jedynie koszt paliwa. Te przykłady można mnożyć, wszystko zależy od strategii HR, jaką wdrażamy w danej firmie.
Małgorzata Tobiszewska – HR Business Partnerka, #CzasNaDobryHR, Prezeska Stowarzyszenia Absolwentów MBA.
